1、收集信息、提供資料、參與擬訂談判計(jì)劃和設(shè)計(jì)談判方案。在談判前盡可能充分了解己方尤其是對(duì)方的實(shí)力，目標(biāo)意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準(zhǔn)備工作。古語(yǔ)云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。只有做好充分準(zhǔn)備，我們才能胸有成竹地獨(dú)自或陪同上司坐在談判桌前，與對(duì)方就共同感興趣的事情討價(jià)還價(jià)。

2、收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書(shū)的主要工作，尤其是對(duì)方的真實(shí)情況，譬如，對(duì)方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經(jīng)營(yíng)范圍以及企業(yè)現(xiàn)狀，對(duì)這些基本情況事先應(yīng)予審核或取得旁證。如果對(duì)方是外商，這時(shí)信息資料最好由我國(guó)駐外商業(yè)機(jī)構(gòu)和可靠的外國(guó)商社或外國(guó)朋友提供，也可由外商提供，不過(guò)要判斷其是否可靠。

3、談判對(duì)方負(fù)責(zé)人的個(gè)人情況，如年齡、學(xué)歷、資歷、個(gè)性、愛(ài)好、風(fēng)俗習(xí)慣、價(jià)值觀念等。

4、商務(wù)談判的成敗，談判者地位的強(qiáng)弱，往往取決于其中一方對(duì)信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進(jìn)程。通過(guò)這些了解和分析，對(duì)雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時(shí)限等等有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。這樣，在談判中就能做到審時(shí)度勢(shì)、進(jìn)退自如。