1、計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用推動了各類機關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運而生。主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。它是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物。
2、主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞，它主要供制作公文索引和電子計算機檢索之用。